Whistleblowing

Informace o ochraně oznamovatelů

Ze zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále též jen „Zákon“), účinného od 1. 8. 2023, v návaznosti na směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. 10.2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, je Společnosti, jako povinnému subjektu, mj. stanovena i povinnost zavést vnitřní oznamovací systém (dále též jen „VOS“) k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem. Společnost má příslušné postupy při ochraně oznamovatelů upraveny Interní směrnicí v platném znění.

Oznamovatel

Oznamovatelem se rozumí fyzická osoba, která učiní oznámení dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, a to prostřednictvím VOS Společnosti, externího oznamovacího systému vedeného Ministerstvem spravedlnosti ČR nebo uveřejněním, případně přímo příslušnému orgánu veřejné moci příslušnému podle jiného právního předpisu nebo přímo použitelného předpisu EU (např. policejnímu orgánu).

Ochrana před odvetnými opatřeními

Odvetným opatřením se rozumí jednání v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno oznámením a které oznamovateli nebo dalším relevantním osobám může způsobit újmu.

Společnost ve smyslu § 9 odst. 2 písm. a) Zákona nevylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona (tzn. závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu, službu, dobrovolnickou činnost, odbornou praxi, stáž).

Oznamovatel požívá ochrany před odvetným opatřením. Zákon nechrání pouze osobu oznamovatele, odvetnému opatření nesmí být vystavena zejména ani:

• osoba, která poskytla pomoc při zjišťování nebo posouzení důvodnosti oznámení;
• osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou;
• osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele;
• osoba, v níž má oznamovatel účast či je v jejím orgánu, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou; nebo
• osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost.

Obsah oznámení:

• jméno, příjmení a datum narození nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele;
• informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je vymezeno Zákonem (§ 2 odst. 1);
• popis nebo shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;
• případné důkazy.

Vnitřní oznamovací systém Společnosti (VOS)

Příslušnou osobou Společnosti pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu § 9 odst. 1 Zákona je určena Bc. Jana Adámková.

Způsoby podání oznámení:

písemné oznámení zasláním poštou na adresu: FOLGET, spol. s r.o., Průmyslová 3062/5, 787 01 Šumperk, takto podané oznámení musí být v zalepené obálce opatřené nápisem „Whistleblowing – pouze k rukám pověřené osoby  – NEOTVÍRAT“, při nesplnění této podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací,

• elektronicky na speciální e-mailovou adresu:  oznamovatel@cba.cz,
• telefonicky na čísle: +420777750514,
• osobně po předchozí domluvě s příslušnou osobou – požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba Společnosti povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.

Lhůty pro vyřízení oznámení:

• po obdržení oznámení bude oznamovatel příslušnou osobou vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho podání,
• o přijetí oznámení nebude oznamovatel vyrozuměn příslušnou osobou, pokud oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala,
• o přijetí oznámení nebude oznamovatel vyrozuměn příslušnou osobou též v případě, kdy je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Posouzení oznámení a výsledky šetření:

• o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení,
• v případech skutkově nebo právně složitých lze lhůtu, uvedenou v předchozím odstavci prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát,
• výše uvedené neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala,
• výše uvedené neplatí, pokud je zřejmé, že vyrozuměním o posouzení oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Způsob vyřízení oznámení

Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, ve lhůtě bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba Společnosti navrhne vedení Společnosti opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby Společnosti, pro kterou oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba Společnosti nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou Společnosti, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu Společnosti, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu Společnosti, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijatém opatření by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba Společnosti bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Evidence oznámení

Společnost je povinna zajistit v elektronické podobě vedení evidence údajů o přijatých oznámeních.

Doba uchování oznámení

Doba uchování oznámení a souvisejících dokumentů je stanovena na 5 let ode dne přijetí oznámení.

Ochrana osobních údajů a zachování režimu důvěrnosti

Společnost (jako správce osobních údajů) zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny, na základě plnění právních povinností správce osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje oznamovatele a dotčených osob (jako subjektů osobních údajů) jsou zpracovávány výhradně pověřenou příslušnou osobu Společnosti a pro účely a v rámci prováděného prošetření a vyřízení oznámení a k přijímání opatření pro zajištění ochrany oznamovatele (a dalších osob) před odvetnými opatřeními.

Uchování osobních údajů

Osobní údaje oznamovatelů a dotčených osob budou uchovávány minimálně 5 let od data oznámení.

Externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti České republiky (EOS)

Externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti České republiky naleznete zde:

https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/